- E-Faktura to zgodny z wzorem plik XML, przesłany do systemu KSeF, któremu został nadany unikalny numer. W KSeF znajdzie ją odbiorca (podatnik posiadający NIP) i tu jest archiwizowana przez 10 lat. Nie wysyła się jej mailem, nie drukuje (poza ustawowymi wyjątkami), nigdy się już nie zniszczy ani nie zginie.
- Cel wdrożenia e-Faktur: cyfryzacja procesów fakturowania i księgowania, a także zmniejszenie liczby błędów pojawiających się przy wystawianiu faktur.
- Od 1 lutego 2026 r. KSeF obejmie etapami wszystkich przedsiębiorców oraz wystawiających faktury w Polsce.
- Etapy:
- Od 1 lutego 2026 r. KSeF stanie się obowiązkowy dla przedsiębiorców, u których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł;
- Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązkowy KSeF dla wszystkich przedsiębiorców;
- Termin 1 kwietnia 2026 r. dotyczy wyłącznie obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych, a nie ich otrzymywania. Otrzymywanie faktur przy użyciu KSeF będzie obowiązkowe już od 1 lutego 2026 r. (poza przypadkami wyłączonymi ustawowo, gdzie faktura jest przekazana w sposób uzgodniony);
- Dodatkowo do 31 grudnia 2026 r. można jeszcze wystawiać faktury poza KSeF (papierowe lub elektroniczne), jeśli w danym miesiącu suma sprzedaży z VAT na takich fakturach nie przekroczy 10 000 zł.
- Korzyści dla podatnika:
- Ujednolicenie procesu fakturowania – mniejsze ryzyko błędów.
- Usprawnienie obiegu dokumentów – faktury trafiają do odbiorcy niemal w czasie rzeczywistym.
- Łatwiejsze przygotowanie dokumentów – integracja z KSeF umożliwia import danych z faktur klientów i dostawców prosto do systemu księgowego firmy / księgowej.
- Stały dostęp do faktur przez 10 lat – bez konieczności ich przechowywania samodzielnie, faktury zawsze są po ręką.
- Szybszy zwrot VAT – w 40 dni zamiast 60.
- Zwiększenie wzajemnego zaufania przedsiębiorców – nabywca wie, że faktura została wystawiona przez podmiot uprawniony.
- Wprowadzanie zmian może wiązać się z wyzwaniami i koniecznością przystosowania się do nowej rzeczywistości. Warto jednak pamiętać, że celem wdrożenia KSeF jest usprawnienie i uproszczenie procesów. Jeszcze kilka lat temu trudno było nam wyobrazić sobie, że będziemy mogli rozliczać podatki za pomocą aplikacji w telefonie – teraz jest to już naszą codziennością, dzięki e-Urzędowi Skarbowemu. Krajowy System e-Faktur jest również taką techniczną zmianą, która docelowo da przedsiębiorcom wiele korzyści.
- Administracja Skarbowa będzie wspierać podatników w całym procesie wprowadzania nowego systemu.
- Aktualnie dla wszystkich zainteresowanych tematyką KSeF KAS przygotowało cykl bezpłatnych szkoleń pod hasłem „Środy z KSeF”.
- Spotkania odbywają się zarówno online jak i stacjonarnie w urzędach skarbowych.
- Cykl potrwa do połowy grudnia.
- Informacji o terminach i tematach szkoleń w Wielkopolsce można szukać na stronie Izby Administracji Skarbowej w Poznaniu pod adresem www.wielkopolskie.kas.gov.pl w zakładce „Wiadomości / Środy z KSeF”.
Więcej informacji o samym systemie można znaleźć na dedykowanej stronie: Krajowy System e-Faktur (KSeF)